2010/06/11

A vállalkozó és a könyvelő kapcsolata

 A témával kapcsolatban a 2010.09.03.-i klubtalálkozón elhangzott legfontosabb gondolatok.

  1. A könyvelés folyamatos tevékenység ! Helytelen az a gyakorlat, amikor a vállalkozó év végén a bevallási határidő előtt adja át a bizonylatokat könyvelésre. Ilyenkor már nincs mód az esetleges hibák kijavítására, illetve az adó optimalizálására. Fontos, hogy havonta vagy legalább negyedévente találkozzon a vállalkozó a könyvelővel, így lehetőség nyílik a problémák-, illetve a jogszabályi változások átbeszélésére.

  2. Anyag átadása könyvelésre: a későbbi viták elkerülése miatt célszerű egy rövid kísérőjegyzéket készíteni, felsorolva legalább az alapvető bizonylat típusok darabszámát:
    bank ( kivonatok : tól- ig ), kimenő számla x db, bejövő számla x db, pénztárjelentés,  egyéb ( levelek, folyószámlák, stb… )

  3. A vállalkozást nem a könyvelő vezeti ! A könyvelő átnézi formailag és tartalmilag a számlákat. Felhívja a vállalkozó figyelmét, ha a számla szerinte nem a vállalkozás érdekében merült fel, illetve közli, hogy milyen adó-, TB vagy egyéb következményekkel jár az adott számla könyvelésben való szerepeltetése, de nem tagadhatja meg a számla lekönyvelését. Természetesen ilyenkor a következményeket is a vállalkozó viseli és vita esetén ajánlott, hogy mindkét fél egy külön feljegyzésen vagy magán a bizonylaton rögzítse a véleményét. Így elkerülhető a vita egy esetleges kellemetlen jogkövetkezmény esetén. ( Ezt a módszert ajánlom bármilyen nézetkülönbség esetén is: pl. alvállalkozó, közvetített szolgáltatás, magánjellegű fogyasztások, stb.. eltérő megítélése esetén )

  4. A bizonylatok megőrzése a vállalkozó feladata. Nem a könyvelőnek kell éveken át tárolni a dokumentumokat. Általános gyakorlat, hogy a tárgyévi bizonylatok a könyvelőnél maradnak és az év lezárása után kerülnek vissza ( jegyzőkönyvvel, listával ! ) a vállalkozóhoz. Több helyen a havi anyag lekönyvelése után, vagy a következő havi anyag átvételekor adják vissza az anyagot. Ez megállapodás kérdése.
    A bizonylatok adójogi elévülése 6 év, a számviteli bizonylatokra, előállított dokumentumokra 8-10 éves megőrzés vonatkozik. A munkaügyi iratok a végtelenségig őrizendők. Amennyiben nem nagy mennyiségről van szó javaslom megőrizni az iratokat az említett határidőkön túl is. ( Ennek fontosságát szóban megbeszéltük )
    A bizonylatokat a könyvelő sem tarthatja vissza, azokat vissza kell adnia a vállalkozás részére.

  5. A pénztár vezetése a vállalkozó feladata és nem a könyvelőé. A számviteli törvény a pénzeszközökről naprakész vezetést ír elő. Ennek hivatalos formája a pénztárjelentés (szoftverrel vagy kézzel is vezethető ), de minimum egy Wold vagy Excel táblán a bevételeket és kiadásokat szerepeltetni célszerű. Ezzel egyrészt a könyvelő kap egy összesítőt, amivel egyeztetni tudja a könyvelést. E nélkül nincs kontrollja a könyvelésnek, nem derül ki pl. egy helyi érték tévedés. Másrész a vállalkozó is tudja hogyan áll a kp forgalom és nem év végén csodálkozik rá, hogy mekkora a pénztárhiány.

  6.  Könyvelőváltás. Az üzleti év lezárása után célszerű időzíteni a váltást. A meglévő könyvelővel a szerződést – a megállapított felmondási idő figyelembevételével ! – december 31.-el kell felmondani, úgy, hogy a zárást még a régi könyvelő vezesse le, az új könyvelő januárral kezdje a könyvelést. Az átadást-átvételt a két könyvelő általában megoldja, de nem árt figyelemmel kísérni a folyamatot. Fontos, hogy jegyzőkönyv készüljön az átadott dokumentumokról ( ebben a dossziék, listák …stb felsorolása elegendő, nem kell minden papírt külön megemlíteni, az utolsó lezárt év fontosabb anyagait javasolt egyenként is átnézni: pl. beszámoló, TAO bevallás, IPA bevallás, munkáltatói adatszolgáltatás …. Stb.. )
    Nagyon fontos, hogy a lezárt év főkönyvi kivonatának minden egyes sorához tételes analitikát adjon a régi könyvelő, mert csak ez alapján lehet a nyitott tételeket továbbvinni.
    A régi könyvelőnek február végéig illik az anyagot átadni. Persze ezt csak akkor tudja megtenni, ha időben minden információt megkapott a vállalkozótól ( leltár, elhatárolások .stb.).
    Fontos, hogy ez minél hamarabb megtörténjen, mert az új könyvelő csak akkor tud pontos adatot szolgáltatni ( és a könyvelést ellenőrizni ), ha a korrekt nyitó tételeket megkapja. Másrészt minél korábban történik az átadás, annál kevesebb dolog merül feledésbe. ( Tapasztalatom szerint az elhúzódó átadás valamilyen komoly problémát jelez.)

  7. Néhány egyéb információ:



    • A számviteli törvény előírja, hogy minden vállalkozásnak rendelkeznie kell számviteli politikával /14 § (3) /. Nem árt utánanézni, hogy ez valóban elkészült-e, illetve a szükséges frissítések megtörténtek-e. Ezt bármilyen egyszerű APEH ellenőrzésnél ( iratbetekintés, ÁFA ellenőrzés, stb.. ) elkérhetik és hiánya mindjárt megalapoz egy néhány százezres mulasztási bírságot.
    • Az évzárást követően célszerű a főkönyvi kartonokat, folyószámla analitikákat, könyvelési naplókat kinyomtatni és eltenni. ( Legkésőbb könyvelőváltáskor ! )Ez alapján lehetséges később is visszakeresni bármilyen könyvelési tételt

Kérdésként merült fel, hogy:
1./ mi a jobb választás: egyéni könyvelő vagy könyvelőiroda
2. / illetve mekkora lehet a könyvelési díj.

Megbeszéltük az előnyöket-hátrányokat, tehát alaposan körbe kell nézni és gondos mérlegelés után dönteni.

Jelenlévő tagjaink kívánságára ezt a témát a jövőben is folytatni fogjuk egy-egy kisebb terület részletesebb megismertetésével
.
Például:
  • mit lát az ember egy mérlegből vagy eredmény-kimutatásból,
  • hogyan kell egy főkönyvi kivonatból „olvasni”, milyen információkat kaphat belőle a vállalkozó,
  • hogyan lehet ellenőrizni a könyvelés folyamatosságát,
  • mit láthatunk egy APEH- ( Önkormányzati ) folyószámla kivonatból, miért kell rendszeresen egyeztetni,
  • miért nagyon fontos a vevők-szállítók nyitott listájának figyelemmel kisérése és hogyan célszerű ezt elvégezni.

Egy-egy témát - a várható egyéb programokhoz alkalmazkodva – előre meghirdetnénk, így lehetőség nyílik arra, hogy mindenki elhozza a saját - aktuális témához kapcsolódó - anyagát és azon kövesse az előadást, esetleg rákérdezzen az őt érdeklő tételekre, témákra.

Várom a további felvetéseket is annak érdekében, hogy mindenki számára hasznosak legyenek ezek a kis „gondolatébresztők”.



Nágay Márta
MÜE elnökség tagja

Nincsenek megjegyzések: